Program Studi Kearsipan

Program Studi Diploma Kearsipan, Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada sebagai lembaga pendidikan yang mampu menjadi pelopor dalam bidang Kearsipan yang menghasilkan ahli madya (paraprofesional) di bidang kearsipan yang berbudaya, profesional, mengutamakan kepentingan masyarakat, unggul, berwawasan nasional, siap bersaing di tingkat internasional dan mampu mengembangkan keahliannya secara aplikatif  dan  berkelanjutan berdasarkan Pancasila.

Kompetensi Lulusan
Kompetensi Utama

  1. Menegerti dan memahami dasar-dasar ilmu kearsipan
  2. Penguasaan teknik dan prosedur pengelolaan bahan arsip dan rekaman informs (berbasis konvensional maupun teknologi maju)
  3. Kesadaran dan kepedulian dan pelestarian dokumentasi dan informasi yang bernilai guna administrasi, hukum, keuangan, riset, edukasi, dan budaya

Kompetensi Pendukung

  1. Kemampuan menghayati nilai-nilai, perilaku dan etika pengelolaan arsip
  2. Mengembangkan dan memadukan konsep pengelolaan arsip yang berbasis konvensional dan elektronik

Kompetensi Lainnya

  1. Kemampuan berkomunikasi dan bekerja sama
  2. Kemampuan meningkatkan apresiasi masyarakat terhadap bidang kearsipan

Kurikulum

No Kode Mata Kuliah Mata Kuliah Status Mata Kuliah SKS
W P TEORI PRAKTIK
SEMESTER 1
1 SVA1101 Pengantar Ilmu Kearsipan W 2 0
2 SVA1102 Hukum dan Pengamanan Informasi W 2 0
3 SVA1103 Sejarah Kearsipan W 2 0
4 SVA1104 Pengantar Ilmu Manajemen W 2 0
5 SVA1105 Sejarah Indonesia W 2 0
6 SVB0000 Bahasa Indonesia W 2 0
7 SVB0001 Bahasa Inggris I W 1 1
8 UNU1000 Pendidikan Agama W 2 0
9 UNU3100 Pendidikan Pancasila W 2 0
10 UNU3101 Kewarganegaraan w 2 0
TOTAL 19 1
SEMESTER 2
1 SVA1201 Tata Naskah Dinas W 1 3
2 SVA1202 Pengurusan Surat W 1 3
3 SVA1203 Dokumentasi dan Publikasi W 1 1
4 SVA1204 Organisasi dan Administrasi Pemerintahan W 1 1
5 SVA1205 Dasar-dasar Kesekretariatan dan Manajemen Perkantoran W 1 1
6 SVB0002 Bahasa Inggris II W 1 1
7 SVB0003 Kebudayaan Indonesia W 1 3
8 SVA1206 Etiket dan Pengembangan Kepribadian W 1 1
TOTAL 8 14
SEMESTER 3
1 SVA2301 Arsip Kartografi, Kearsitekturan, dan Gambar Tehnik W 1 3
2 SVA2302 Arsip Karya Seni, Ephemera, dan Warisan Budaya W 1 1
3 SVA2303 Rekam Medis dan Administrasi Rumah Sakit W 1 1
4 SVB Komunikasi dan Presentasi W 1 1
5 SVA2304 Manajemen Pemberkasan 1 3
6 SVA2305 Program Arsip Vital dan Penanganan Arsip Pasca Bencana W 1 1
7 SVB Ide Kreatif dan Kewirausahaan W 1 1
8 SVA2306 Metode Pengelolaan Arsip Sejarah Lisan W 1 3
TOTAL 8 14
SEMESTER 4
1 SVA2401 Manajemen Kearsipan Lembaga Bisnis dan Perguruan Tinggi P 1 1
2 SVA2402 Manajemen Arsip Audio Visual W 1 3
3 SVA2403 Pengolahan Bahan Pustaka P 1 3
4 SVA2404 Standar dan Etika Profesi Kearsipan W 1 1
5 SVA2405 Teknologi Informasi Kearsipan W 1 3
6 SVA2406 Manajemen Records Center W 1 3
7 SVA2407 Penilaian dan Penyusutan Arsip W 1 3
TOTAL 7 17
SEMESTER 5
1 SVA3501 Akuisisi, Asesioning dan Pengolahan Arsip Statis W 1 3
2 SVA3502 Eksibisi Arsip P 1 3
3 SVA3503 Manajemen Arsip Elektronik W 1 3
4 SVA3504 Perencanaan dan Evaluasi Program Manajemen Rekod W 1 1
5 SVA3505 Preservasi dan Konservasi Arsip W 1 3
6 SVA3506 Metode Penelitian dan Penulisan Ilmiah 1 1
7 SVA3507 Layanan dan Jasa Kearsipan W 1 1
TOTAL 7 15
SEMESTER 6
1 SVA3601 Tugas Akhir W 0 4
2 SVB0008 Kerja Praktik W 0 2
TOTAL 0 6
TOTAL KESELURUHAN 116 SKS 49 67

 

Jumlah SKS yang harus ditempuh : 116 SKS
Mata Kuliah Wajib : 106 SKS
Mata Kuliah Pilihan : 10 SKS

Penawaran dan Prospek Kerja

Kebutuhan ahli madya (paraprofesional) bidang kearsipan sangat tinggi hampir di semua institusi/instansi baik pemerintah maupun swasta, hal ini karena setiap instansi yang berjalan pasti menghasilkan arsip dengan demikian perlu pengelolaan. Semakin tumbuhnya kesadaran akan pentingnya arsip bagi sumber informasi, maka banyak institusi/instansi yang dalam pengelolaan kearsipannya membutuhkan tenaga kearsipan dengan kualifikasi paraprofesional kearsipan.
Kualifikasi tersebut di Indonesia masih sedikit karena penyelenggara studi formal bidang kearsipan masih terbatas di beberapa perguruan tinggi negeri. UGM sebagai salah satu penyelenggara pendidikan program diploma kearsipan telah menunjukkan eksistensi dan kualitas lulusannya, hal ini terbukti dengan banyak terserapnya lulusan di dunia kerja terutama di instansi-instansi pemerintah baik pusat maupun daerah.

Di tingkat pusat, lulusan program Diploma Kearsipan UGM telah menempati posisi arsiparis di banyak lembaga tinggi dan Kementerian seperti Sekretariat Negara, Kejaksaan Agung, Kementerian ESDM (Energi dan Sumber Daya Mineral), Kementerian Kehutanan, Kementerian Kelautan dan Perikanan, Kementerian Pemuda dan Olah Raga, Arsip Nasional Republik Indonesia dan lain-lain. Di tingkat pemerintah daerah, lulusan Diploma Kearsipan tersebar di Badan dan Kantor Arsip daerah yang hampir di semua Provinsi dan Kabupaten telah memiliki arsiparis lulusan Program Diploma Kearsipan UGM telah menunjukkan kualifikasi yang tinggi sebagai paraprofesional bidang kearsipan, sebagai indikator adalah semakin tingginya permintaan lulusan dari UGM untuk menempati posisi arsiparis maupun tenaga kearsipan diberbagai instansi baik pemerintah maupun swasta.

Jalur Penerimaan Mahasiswa Baru

Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada setiap tahun akademik baru menerima mahasiswa baru sebanyak 100 orang. Untuk menjadi mahasiswa Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi UGM, lulusan SMA dan SMK semua jurusan dapat mengikuti semua prosedur seleksi masuk. Informasi penerimaan mahasiswa baru tahun 2017 dapat diakses melalui  http://um.ugm.ac.id

Biaya Pendidikan

Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada menerapkan sistem uang kuliah tunggal (UKT). Informasi selengkapnya klik di sini

Capaian Pembelajaran Lulusan Program Studi Kearsipan

Setiap lulusan Program Studi Kearsipan memiliki capaian pembelajaran sebagai berikut:

SIKAP

  1. Bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa dan mampu menunjukkan sikap religius;
  2. Menjunjung tinggi nilai kemanusiaan dalam menjalankan tugas berdasarkan agama, moral, dan etika;
  3. Berkontribusi dalam peningkatan mutu kehidupan bermasyarakat, berbangsa, bernegara, dan kemajuan peradaban berdasarkan Pancasila;
  4. Berperan sebagai warga negara yang bangga dan cinta tanah air, memiliki nasionalisme serta rasa tanggungjawab pada  negara dan bangsa;
  5. Menghargai keanekaragaman budaya, pandangan, agama, dan kepercayaan, serta pendapat atau temuan orisinal orang  lain;
  6. Bekerja sama dan memiliki kepekaan sosial serta kepedulian terhadap masyarakat dan lingkungan;
  7. Taat hukum dan disiplin dalam kehidupan bermasyarakat dan bernegara;
  8. Menginternalisasi nilai, norma, dan etika akademik;
  9. Menunjukkan sikap bertanggungjawab atas pekerjaan di bidang keahliannya secara mandiri;
  10. Menginternalisasi semangat kemandirian, kejuangan, dan kewirausahaan
  11. Menjunjung tinggi martabat dan nilai nilai kemanusiaan sesuai dengan kode etik pustakawan yang berwawasan kebangsaan dan kesejahteraan umat manusia.
  12. Menjunjung nilai utama arsiparis yang unggul dengan moralitas berbasis integritas, profesionalisme, team work, dan inovatif.

PENGUASAAN PENGETAHUAN

Konsep, teori, metode tentang:

  1. Manajemen perkantoran dan SDM;
  2. Manajemen Kearsipan
  3. Norma, standar, prosedur dan kriteria bidang kearsipan
  4. Pengelolaan arsip secara umum;
  5. Pengelolaan arsip dinamis;
  6. Pengelolaan arsip statis;
  7. Manajemen pusat arsip;
  8. Layanan kearsipan;
  9. Preservasi dan konservasi arsip;
  10. Norma, standar, prosedur dan kriteria terkait dengan pengelolaan arsip elektronik;
  11. Sistem informasi kearsipan;
  12. Bahasa Inggris untuk penulisan di bidang kearsipan;
  13. Penulisan Ilmiah
  14. Sejarah dan Kebudayaan Indonesia
  15. Komunikasi dan Presentasi
  16. Kelembagaan dan Organisasi

Prinsip tentang:

  1. Manajemen kearsipan meliputi planning, organising, controling, dan evaluating secara umum
  2. Sistem informasi manajemen untuk pengambilan keputusan secara umum

KETERAMPILAN KHUSUS

  1. Mampu menerapkan norma, standar, prosedur dan kriteria dalam tata persuratan di perkantoran;
  2. Mampu membuat naskah dinas sesuai dengan PERKA ANRI No. 2 tahun 2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas;
  3. Mampu melakukan pengurusan surat masuk dan surat keluar sesuai dengan prosedur yang berlaku;
  4. Mampu membuat estimasi jumlah arsip yang tercipta dalam rangka perencanaan, pengelolaan, penyimpanan dan pemeliharaan arsip organisasi
  5. Mampu mengumpulkan data terkait tugas pokok dan fungsi organisasi dalam menyusun tata naskah dinas;
  6. Mampu mengumpulkan bahan dan referensi terkait dengan penyusunan skema klasifikasi arsip;
  7. Mampu menerapkan skema klasifikasi dalam pengelolaan arsip dinamis;
  8. Mampu mengidentifikasi, merencanakan dan menerapkan sistem pemberkasan (filling system);
  9. Mampu melakukan pelayanan dan pemeliharaan arsip dinamis;
  10. Mampu menggunakan out indikator sebagai sarana pengganti arsip yang dipinjam;
  11. Mampu membuat laporan pelayanan dan peminjaman arsip dinamis;
  12. Mampu membuat formulir peminjaman arsip;
  13. Mampu membuat tunjuk silang (cross reference)
  14. Mampu mengidentifikasi dan menerapkan retensi arsip;
  15. Mampu membuat skema pengaturan arsip berdasarkan prinsip asal usul arsip, prinsip aturan asli;
  16. Mampu melakukan pemilahan arsip berdasarkan unit kerja pencipta arsip;
  17. Mampu membuat deskripsi arsip;
  18. Mampu membuat daftar arsip aktif sesuai standar;
  19. Mampu membuat indeks folder;
  20. Mampu mengatur penempatan guide primer, sekunder dan tersier;
  21. Mampu menata dan menyimpan folder secara berurutan sesuai guide yang tepat;
  22. Mampu melakukan penataan arsip inaktif dengan peralatan yang sesuai;
  23. Mampu melakukan entri dan mengolah data menjadi berkas definitif;
  24. Mampu membuat daftar arsip inaktif sesuai standar;
  25. Mampu membuat label folder books dan rak;
  26. Mampu membuat sarana temu kembali arsip dinamis;
  27. Mampu membuat laporan pemberkasan arsip dinamis;
  28. Mampu mengidentifikasi, merencanakan dan menerapkan pengelolaan arsip inaktif dan Record Center
  29. Mampu melakukan survey arsip di unit-unit kerja pencipta arsip;
  30. Mampu mengidentifikasi faktor-faktor perusak arsip dan memperbaikinya dengan preservasi sederhana;
  31. Mampu memahami proses preservasi;
  32. Mampu melakukan restorasi dan konservasi arsip
  33. Mampu mengoperasikan sistem informasi kearsipan;
  34. Mampu membuat daftar arsip yang dipindahkan, dimusnahkan, dan diserahkan;
  35. Mampu melakukan akuisisi arsip di lembaga informasi;
  36. Mampu membuat berita acara serah terima arsip;
  37. Mampu membuat laporan pelaksanaan serah terima arsip statis;
  38. Mampu membuat sarana temu kembali arsip
  39. Mampu menerapkan pelayanan peminjaman arsip statis;
  40. Mampu memasyarakatkan arsip;
  41. Mampu melakukan penilaian dan penyusutan arsip;
  42. Mampu merencanakan eksibisi arsip;
  43. Mampu memahami batasan akses terhadap arsip;
  44. Mampu melakukan pengumpulan sumber sejarah lisan;
  45. Mampu mengelola dan mempraktekkan arsip bentuk khusus;

KETERAMPILAN UMUM

  1. Mampu menyelesaikan pekerjaan berlingkup luas dan menganalisis data dengan beragam metode yang sesuai, baik yang belum maupun yang sudah baku;
  2. Mampu menunjukkan kinerja bermutu dan terukur;
  3. Mampu memecahkan masalah pekerjaan dengan sifat dan konteks yang sesuai dengan bidang keahlian terapannya didasarkan pada pemikiran logis, inovatif, dan bertanggungjawab atas hasilnya secara mandiri;
  4. Mampu menyusun laporan hasil dan proses kerja secara akurat dan sahih serta mengomunikasikannya secara efektif kepada pihak lain yang membutuhkan;
  5. Mampu bekerjasama, berkomunikasi dan berinovatif dalam pekerjaannya;
  6. Mampu bertanggungjawab atas pencapaian hasil kerja kelompok dan melakukan supervisi dan evaluasi terhadap penyelesaian pekerjaan yang ditugaskan kepada pekerja yang berada di bawah tanggung jawabnya;
  7. Mampu melakukan proses evaluasi diri terhadap kelompok kerja yang berada di bawah tanggung jawabnya, dan mengelola pengembangan kompetensi kerja secara mandiri; dan
  8. Mampu mendokumentasikan, menyimpan, mengamankan dan menemukan kembali data untuk menjamin kesahihan dan mencegah plagiasi.
  9. Mampu mengkomunikasikan hasil kajiannya kedalam laman (web) perguruan tinggi, atau situs lainnya yang bersifat umum.

PROFIL LULUSAN
Lulusan program studi Kearsipan program diploma mempunyai profil yaitu :

  1. Pengelola Arsip Dinamis;
  2. Pengelola Arsip Statis

Deskripsi Kompetensi : Lulusan menjadi ahli madya bidang Kearsipan yang terampil melaksanakan pengelolaan arsip dinamis dan statis secara efektif berdasarkan etika profesi

Kegiatan Pembelajaran

Program Studi Diploma Kearsipan Sekolah Vokasi UGM membangun kerjasama dengan berbagai instansi seperti Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), PT. Batara Indah Nasional (Bantex), serta Badan dan Kantor Arsip Daerah Propinsi, Kabupaten, dn Kota. Untuk meningkatkan kegiatan belajar dan mengajar dilakukan berbagai kegiatan seperti kuliah umum dan kegiatan praktek lapangan serta kegiatan non SKS.

Kegiatan perkuliahan, tutorial, dan praktikum diadakan di Sekolah Vokasi UGM, Selain itu, terdapat Perpustakaan Sekolah Vokasi yang dapat mengakses koleksi yang berada di Perpustakaan Pusat UGM. Program Studi Kearsipan didukung oleh beberapa laboratorium yang dapat menunjang kegiatan praktik, yaitu :

  1. Lab Arsip Konvensional, Laboratorium Arsip Konvensional merupakan fasilitas untuk kegiatan praktikum mahasiswa. Laboratorium dilengkapi dengan sarana dan prasarana yang memadai.
  1. Lab. Arsip Elektronok, Laboratorium Arsip Elektronik merupakan fasilitas untuk kegiatan praktikum mahasiswa. Laboratorium dilengkapi dengan sarana dan prasarana yang memadai. Laboratorium Arsip Elektronik juga dipergunakan untuk praktikum alih media Sound Recording dan Scanning.
  1. Lab. Arsip Audiovisual, Laboratorium Arsip Audio Visual merupakan fasilitas untuk kegiatan praktikum mahasiswa. Laboratorium dilengkapi dengan sarana dan prasarana yang memadai. Kegiatan praktikum meliputi pengolahan arsip Still Image, Sound Recording dan Moving Image.
  1. Lab. Preservasi, Laboratorium Preservasi merupakan fasilitas untuk kegiatan praktikum mahasiswa. Laboratorium dilengkapi dengan sarana dan prasarana yang memadai. Kegiatan praktikum meliputi preservasi kuratif (Deasidifikasi, Laminasi, Enkaspsulasi) dan alih media.

Penelitian Mahasiswa dan Dosen
Tahun 2016

  1. Program Publik Arsip Bisnis : Strategi Peningkatan Pemanfaatan Arsip Bisnis untuk Menegembangkan Industri Lokal di Yogyakarta. Oleh : Lillyana Mulya, M.A., Julianto Ibrahim, M.Hum., Rina Rakhmawati, MPA., Andrea Bayu Aji S.,Rima Wahyu Hidayah
  2. Pemetaan Arsip Tokoh Masyarakat Dlam Pembangunan dan Pemberdayaan Masyarakat : Program Seleksi Arsip Personal di Kulon Progo. Oleh : Indah Novita Sari, S.IIP., M.A., Waluyo, S.S., M.Hum, Titi Susanti, S.S., MPA,
    Dewi Rahmawati, Abida Ainun Nuha
  3. Arsip Privat : Inventarisasi Khazanah Arsip Pura Pakualaman. Oleh : Faizatush Sholikhah, M.A., Drs Machmoed Effendhie, M.Hum., A.R. Bramantya, S.S., Nala Sekarini, Fitriana Huda

Pengabdian pada Masyarakat

  1. Gerakan Sadar Informasi Dokumentasi Budaya Sebagai Pengembangan Potensi Desa Wisata di Desa Jatimulyo, Gerimulyo, Kulon Progo 2015
  2. Gerakan Sadar Arsip: Apresiasi Kearsipan Bagi Satuan Kerja Perangkat Daerah Pemerintah Daerah Kabupaten Kulon Progo 2015
  3. Gerakan Sadar Arsip Desa: Menuju Tata Kearsipan Berkelanjutan Di Desa Se-Kabupaten Kulon Progo Daerah Istimewa Yogyakarta 2016
  4. Gerakan Sadar Arsip : Kebijakan dan Strategi Praktis menuju Tata Kelola Pemerintahan yang Baik (Good Governance) 2017
                              

Beasiswa

Tersedi berbagai jenis Bearsiswa yang dapat diakses antara lain Bidik Misi, PPA, KAGAMA, R-ZIS, beasiswa Alumni,dll. http://ditmawa.ugm.ac.id/category/penawaran-beasiswa/